Menulis Surat Undangan. Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa departemen Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dna berlaku untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.
Ketika kita akan membuat sebuah surat undangan harap diperhatikan bentuk acara yang ada dalam surat undangan tersebut. Jika acara tersebut bersifat resmi, maka undangan yang kita buat harus mengikuti aturan penulisan surat resmi. Jika acaranya bersifat tidak resmi, undangan yang kita buat juga menyesuaiakan dengan acara tersebut. Berikut ini contoh surat undangan resmi dan surat undangan tidak resmi.
Surat undangan tidak resmi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi :
Ciri-ciri surat resmi :
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
- Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
- Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
- Hal, berupa garis besar isi surat
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
2. Isi surat
- Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
3. Penutup surat
Penutup surat, berisi
- salam penutup
- jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
- Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Jakarta, 24 Maret 2008
Hal : Undangan
Yth. Amelia
Kelas V SD Merdeka
Jakarta
Dengan hormat,
Mengharap kehadiran teman-teman semua dalam pertemuan yang akan kami selenggarakan besok, pada:
Pukul : 13.00-15.00 WIB
Tempat : Ruang kelas V SD Merdeka, Jakarta
Keperluan : Membicarakan pelaksanaan kunjungan ke Tugu Pahlawan tanggal 6 April
2008
Atas kehadiran teman-teman kami ucapkan terima kasih.
Ketua Sekretaris
Rendi Niki
Sumber buku bse kelas V, Samidi
Kalimat efektif yang tepat untuk untuk memperbaiki kalimat yang dicetak miring adalah :
- Mengharap kehadiran teman semua dalam pertemuan yang akan kami selenggarakan besok, pada:
- Mengharap kehadiran teman-teman dalam pertemuan yang akan kami selenggarakan besok, pada: